Suomen Partiolaiset – Finlands Scouter ry on partioliikkeen keskusjärjestö Suomessa. Jäseniä on 65 000 ja partion parissa työskentelee noin 80 henkilöä kymmenessä toimistossa ympäri Suomen.
Helsingissä Partioasemalla sijaitsevat keskusjärjestö ja kolme partiopiiriä ovat olleet oma kokonaisuutensa IT-asioissa. Muissa partiopiireissä ympäri Suomen oli IT-asiat aikaisemmin ratkaistu itsenäisesti järjestelmähankintoja lukuun ottamatta. Syksyllä 2016 partiotoimijoiden kesken sovittiin, että IT-tukipalvelut kilpailutetaan ja valitaan niille yhteinen toimittaja. Tärkeintä oli yhteisen palvelumallin luominen ja palvelun skaalautuminen piirityöntekijöille sopivaksi, jotta päällekkäistä työtä saatiin eliminoitua. Uusi palvelumalli on tuonut ennustettavan ja laadukkaan kokonaisuuden, jota on helppo johtaa, hallita ja kehittää.
– Toisin kuin yritysmaailmassa, partiossa alueelliset organisaatiot eli partiopiirit ovat itsenäisiä rekisteröityjä yhdistyksiä, joiden toimintakulttuuriin kuuluu hyvin vahvasti omista asioista päättäminen. Siksi palveluntarjoajan valinnassa merkittävä tekijä oli se, että partiopiirit saatiin motivoitua mukaan uuteen palveluun. Triuvare oli ollut pitkäaikainen ja paljon kehuttu Hämeen Partiopiirin kumppani. Se on iso piiri, joten tiesimme, että sama malli toimisi myös muualla. Myös kilpailutuksen jälkeen siitä on ollut iso apu, ettei ole tarvinnut aloittaa tyhjästä, vaan olemme voineet mallintaa sitä, mitä Tampereella on tehty. Siirtymä on ollut meille helppo ja antanut tilaisuuden tarkastella myös omaa toimintaamme, kertoo Suomen Partiolaisten hallintopäällikkö Mikko Lehtonen.
Partiotoimistojen mukaan tuleminen jaksotettiin niin, että yhtä aikaa palvelun piiriin tuli aina pari-kolme toimistoa. Näin on voitu käydä rauhassa läpi ne kysymykset, jotka kullakin toimistolla on ratkaistavana. Lehtonen pitää tärkeänä, että yhteistyökumppanilla on valmius ottaa tulevaisuudessa nopeasti mukaan myös ne kolme, neljä partiopiiriä, jotka ovat vielä jääneet palvelun ulkopuolelle.
Osaamista yhdestä yhteyspisteestä
Huoleton Premium -palvelumallilla taloon saatiin rekrytoitua ICT-osaamista tarvitsematta palkata varsinaista ihmistä.
– Työajan käyttö ja työajan suuntaaminen oikein ovat olennaisia kysymyksiä järjestöissä. Mielestäni ICT-tukipalveluiden ulkoistus on järjestöille hyvä tapa hankkia sellaista osaamista, jota ei itsellä ole tai johon ei kannata käyttää aikaa. Samalla vapautamme meiltä energiaa tehdä sitä, mitä me teemme parhaiten. Arjessa tuntuu kuin meillä olisi ylimääräinen ihminen töissä. Meidän ei kuitenkaan tarvitse suunnitella ratkaisuja sen varalle, että IT-osaajamme on sairaana tai kesälomilla, koska Triuvarella ollaan ympäri vuoden töissä. Osaava kumppani pystyy nostamaan esille myös tietoturvaan liittyviä asioita ja tuomaan laaja-alaisempaa osaamista kuin yksittäinen oma asiantuntija.
Lisäarvoa tulee myös siitä, että koko organisaation työvälineiden ja palveluiden kustannukset tiedetään etukäteen, jolloin ne on helppo budjetoida ja ennustaa. Suomen Partiolaiset ja partiopiirit saavat sekä julkisia että yksityisiä avustuksia ja palvelumalli helpottaa myös rahoittajaviestintää, kun työvälineiden tarkoituksenmukaisuus ja työn kustannustehokkuus ovat helposti osoitettavissa. Näky laitekantaan on nyt erittäin hyvä. Triuvaren palvelumalli auttaa myös erittelemään eri palveluiden kustannukset tarvittaessa.
Suomen Partiolaisille ja partiopiireille on luotu yhden yhteyspisteen malli, jossa Triuvaren kautta hoidetaan myös taustalla pyörivät kumppaneiden palvelut. Näin yksittäisen työntekijän ei tarvitse miettiä, keneen olla yhteyksissä, vaan kaikki liittymiin, laitteisin ja ICT-asioihin liittyvät kysymykset ratkeavat Triuvaren tuen kautta.
– Tärkeintä on se, että arjen työ on sujuvaa ja tukeen saa nopeasti yhteyden. Siellä asiat ratkeavat; meillä on ollut todella hyvät vasteajat ja lähes poikkeuksetta asiat ovat ratkenneet siltä istumalta. Eli peruspalvelut ja perustyö ovat sujuneet todella hyvin. Toisaalta olemme olleet todella tyytyväisiä myös Triuvaren ratkaisukeskeiseen otteeseen, minkä avulla on päästy pitempään vaivanneiden ongelmien kimppuun. Esimerkiksi Helsingin Partioasemaa vaivanneisiin verkko-ongelmiin on saatu ratkaisu. Isona tavoitteenamme on ollut karsia päällekkäistä työtä ja löytää kumppani, joka pystyy toteuttamaan palvelut tasalaatuisena kaikille partiotyöntekijöille. On ollut mukava huomata, että ulkoistuksessa on onnistuttu ja palvelumalli on saatu skaalattua eri puolelle Suomea. Toivomme, että asiat jatkuvat yhtä mallikkaasti myös jatkossa!
IT-analyysi paljasti puutteita asiakkaan nykyisissä palveluissa
