Kalenterikutsut aiheuttavat välillä päänvaivaa. Niitä tulee paljon, ja osa käyttäjistä toivoo niihin vastausta, osa ei. Triuvarella on päädytty seuraavaan malliin kalenterikutsujen vastaanottamisessa:

1. Katso kalenteristasi, onko ajankohta vapaana

– mikäli ehdotettu ajankohta sopii ja haluat varata sen, vastaa myöntävästi: Accept -> Send the Response Now

Kerro vastauksessasi, miksi hylkäsit kutsun

– mikäli ehdotettu ajankohta ei sovi tai et muusta syystä voi osallistua, vastaa Decline, MUTTA valitse Edit the Response before sending ja kerro viestissä järjestäjälle miksi et pääse osallistumaan

– mikäli et ole vielä varma ajankohdan sopivuudesta, mutta haluat pitää sen kalenterissa valmiina siihen asti kunnes tiedät varmaksi, valitse Tentative -> Send the Response Now

– mikäli haluat ehdottaa parempaa ajankohtaa, valitse Propose New Time -> Tentative and Propose New Time (mikäli alkuperäinen aika mahdollisesti käy) tai Propose New Time -> Decline and Propose New Time (mikäli alkuperäinen EI käy ollenkaan)

 

2. Jos valitsit Tentative tai tilanteesi muuttuu (eli joudut perumaan tai ehdottamaan lykkäystä)
Avaa kalenteristasi  alkuperäinen merkintä ja tee siellä valinta uudelleen. Käytä samaa logiikkaa kuin yllä.

Järjestäjän kannalta tämä on erittäin tärkeää, jotta tiedetään ketkä kutsutuista ovat osallistumassa ja ketkä eivät.

 

Bonusvinkki! Kuka tahansa organisaation jäsen voi katsoa kalenterikutsun Tracking-kohtaa, mistä näkee osallistujien vastaukset kootusti.

Tykkää ja jaa:

Johanna Rytkönen

Markkinointi- ja viestintäasiantuntija