Pekan IT-painajainen päättyi Triuvaren avulla

Muutamia vuosia sitten olimme Triuvarelta yhteydessä potentiaaliseen asiakkaaseen Pekkaan (nimi muutettu), sovimme palaverin ja teimme hänelle tarjouksen IT-palveluista. Loppujen lopuksi Pekka päätyi valitsemaan kilpailijamme, jonka tarjous oli meitä edullisempi. Pekka osti kuukausihintaisen IT-palvelun ja kuvitteli, että IT-huolet olisivat takanapäin. Hänelle luvattiin kiinteällä kuukausimaksulla jatkuva tuki ja osaava IT-kumppani. Toisin kävi.

Asia selvisi meille, kun olimme Pekkaan yhteydessä pari vuotta myöhemmin. Kysyimme kuulumisia ja tiedustelimme, olisiko syytä jälleen kilpailuttaa IT-palvelut. Pekka suostui tapaamaan meidät heti, sillä hänestä tuntui siltä, ettei hän saa nykyiseltä palveluntarjoajalta vastinetta rahoilleen. Nykyisen kumppanin kanssa oli tehty määräaikainen sopimus, joka oli juuri päättymässä. Pekkaa kiinnosti, myydäänkö IT-palveluita aina tällä tavalla, ja mitä Triuvarella olisi tarjota.

painajainenIT-analyysi paljasti puutteita asiakkaan nykyisissä palveluissa

Neuvottelussa Pekan kanssa sovittiin, että Triuvare kartoittaa asiakkaan IT-ympäristön ja tutkii nyky-ympäristön tilan. Sen jälkeen voitaisiin ryhtyä yhteistyöhön, mikäli asiakas voisi luottaa Triuvaren toimintaan aiempaa kumppania paremmin.  

Kartoituksessa ilmeni useita puutteita yrityksen IT-palveluissa. Palvelut oli paperilla sovittu, mutta säännöllisiä toimenpiteitä ei ollut suoritettu eikä mistään raportoitu.

    • Asiakkaan palvelinta ei ollut päivitetty noin kahteen vuoteen. Siitä oli muodostunut jo suuri tietoturvariski.
    • Tiedostopalvelimella ei ollut riitävää virustorjuntaa, ja sinne oli päässyt virus, joka lukitsi tiedostoja. Palveluntarjoajalla kesti viikkoja palauttaa tiedostot varmuuskopioista.
    • Asiakkaalla oli käytössään palvelin, johon kenelläkään ei ollut tunnuksia tiedossa – ei edes vanhalla palveluntarjoajalla. Ja tälle palvelimelle oli ollut tarkoitus jo vuosia tehdä tuki- ja ylläpitotyötä…
    • Työntekijöiden työasemilla oli päivitykset tekemättä. Päivitystenhallintaa ei ollut tarjottu, vaan päivitykset oli jätetty käyttäjien omalle vastuulle.
    • Tukea hoiti kumppaniyrityksessä vain yksi henkilö, jota ei juuri milloinkaan saatu kiinni. Yrityksestä kerätyt tiedotkin olivat vain yhden ihmisen tiedossa, mikä vaarantaa toiminnan jatkuvuuden, jos yhteyshenkilö sairastuu tai vaihtaa työpaikkaa.
    • Yrityksellä oli käytössä vain yksi langaton verkko, johon annettiin pääsy myös vierailijoille. Pahimmassa tapauksessa sisäverkkoon päästyään ulkopuolinen käyttäjä voisi päästä käsiksi  arkaluonteisiin tiedostoihin tai levittää omalta koneeltaan viruksen yrityksen verkkoon.

Analyysin pohjalta yhteistyöhön

IT-analyysin toteuttaminen sujui mutkattomasti yhteistyössä yrityksen IT-vastaavan kanssa. Joitain tietoja saatiin valmiina, loput Triuvaren asiantuntija selvitti tutustumalla toimipisteen ratkaisuihin sekä palvelimiin ja työasemiin. Kartoituksen ja tutustumisjakson jälkeen oli selvää, että pidempiaikainen jatkuva yhteistyö voidaan aloittaa. Asiakas halusi edelleen voida luottaa siihen, että kumppani hoitaa heidän IT-ympäristönsä kuin omansa, ja oli valmis tästä palvelusta maksamaan, kunhan palvelu toimii sovitusti. Yhteistyön ”kokeilu” oli asiakkaalle riskitön, koska Triuvare ei sido asiakkaita sopimuksilla.

    • Pekan yritys päätti ostaa Huoleton Premium -palvelun, jossa asiakas maksaa kiinteää kuukausikulua ja Triuvare hoitaa jatkuvan ylläpidon taustalla. Tukipyyntöihin vastataan aina luvatun vasteajan sisällä, useimmiten jo muutaman tunnin kuluessa.
    • IT-ympäristön tiedot dokumentoidaan Triuvarella kattavasti, joten tuen saaminen ei ole kiinni yksittäisestä asiantuntijasta.
    • Asiakkaalle otettiin käyttöön Office 365, joka lisäsi sähköpostilaatikoiden kapasiteettua ja mahdollisti jaettujen kalentereiden hyödyntämisen asiakkaan toiminnassa.
    • Triuvaren Huoleton päivitystenhallinta varmistaa, että päivitykset asentuvat asiakkaan laitteille automaattisesti.
    • Tietoturvariskin aiheuttanut langaton verkko jaettiin erilliseen sisäverkkoon ja vierasverkkoon.

IT-palveluiden hankinta ja ostaminen ovat organisaatioille hankkeita, joilla voidaan saavuttaa kaivatun huolettomuuden lisäksi suoria kustannussäästöjä.



Teimme tarjouspyyntöpohjan helpottamaan IT-palveluntarjoajien vertailua. IT-palveluiden kilpailutuksissa valintaa ohjaa usein palvelukokonaisuuden hinta, mutta palvelukokonaisuuksissa on myös laajoja sisällöllisiä eroja, joiden vertailu voi olla haastavampaa.