TT Gaskets

Triuvare auttoi TT Gasketsia automatisoimaan yksinkertaisia tilausprosessin vaiheita Microsoftin RPA-teknologialla. Automaation ansiosta asiantuntijoiden työaikaa vapautuu ihmistä vaativiin tehtäviin, kuten asiakaspalveluun ja selvitystyöhön. Samalla asiakaskokemus paranee, kun rutiininomaiset tehtävät eivät ole ihmismuistin varassa.

TT Gaskets eli Tampereen Tiivisteteollisuus Oy on Pohjoismaiden johtava tiivistysratkaisujen suunnittelija ja valmistaja. Yritys on valmistanut tiivisteitä ja muita teollisia leikkeitä jo lähes 80 vuoden ajan eri teollisuuden aloille. Tuotteita valmistuu noin 30 miljoonaa vuosittain ja niitä myydään maailmanlaajuisesti.

TT Gaskets halusi nopeuttaa tilausprosessia ja parantaa sen laatua

Valmistavan teollisuuden toimijana TT Gaskets on virittänyt tuotantoaan huipputasolle. Tuotannon prosessit on suunniteltu ja toteutettu Lean 6S -periaatteen mukaan. Se tarkoittaa käytännössä sitä, että tuotannon prosessit ovat mahdollisimman virtaviivaisia ja työvaiheissa ei synny hukkaa.

Ajattelua haluttiin laajentaa toimiston puolelle. Digitalisaation kehittyessä TT Gasketsin asiakkaiden tarpeet ja toiveet olivat muuttuneet, ja useimmat asiakkaat odottavat raportointia tilauksista ja toimituksista suoraan omiin järjestelmiin. Raportointi ja tiedonsiirto tuotannon ja asiakkaiden järjestelmien välillä oli kuitenkin manuaalista ja aikaa vievää.

Lähtötilanne pähkinänkuoressa:

  • TT Gasketsin asiakkaat odottavat raportointia tilauksista ja toimituksista suoraan omiin järjestelmiin.
  • Työ oli manuaalista ja aikaa vievää ja se kasvatti asiantuntijoiden työkuormaa.
  • Tiedonsiirto oli rutiininomaista ja se ei vaatinut ihmisälyä. Siksi se ei ollut myöskään motivoivaa asiantuntijoille.

TT Gaskets lähti arvioimaan Triuvaren asiantuntijoiden kanssa rutiinityön automatisoinnin mahdollisuuksia. Hankkeen tärkeimmät tavoitteet liittyivät asiantuntijoiden työajan vapauttamiseen ja inhimillisten virheiden minimointiin.

 

Automaatio rakennettiin Microsoftin RPA:lla

Käytössä olevat tuotannonohjauksen järjestelmät ovat vanhat, mikä on tyypillistä valmistavassa teollisuudessa. Siksi tiedonsiirron automaatiota ei voitu rakentaa rajapintojen kautta. Haaste ratkaistiin hyödyntämällä ohjelmistorobotiikkaa eli RPA:ta.

 

Mikä on RPA?

RPA (Robotic Process Automation eli ohjelmistorobotti) imitoi ihmiskäyttäjän rutiinityötä. Sitä käytetään tyypillisesti toistuvien tehtävien automatisointiin silloin, kun se ei ole muulla tavalla mahdollista.

RPA:n käyttötapaukset eivät rajoitu pelkästään laajojen liiketoimintaprosessien automatisointiin. Sitä käytetään myös käyttäjäkohtaisten päivittäin kertautuvien työprosessien apuna.

Toisin kuin ihminen, RPA voi käsitellä useampia asioita yhtä aikaa, joten työntekijöiden ajan säästön lisäksi prosessi myös nopeutuu.


TT Gasketsilla ohjelmistorobotti klikkaa, kopioi ja syöttää tilausten tietoja järjestelmien välillä. Se muun muassa hakee asiakkaiden järjestelmistä tilauksia ja syöttää ne sitten ERP:iin eli toiminnanohjausjärjestelmään. Lisäksi se täydentää tilaukseen liittyviä tietoja takaisin yrityksen ERP:stä asiakkaiden järjestelmiin.

TT Gasketsin Jaakko Niukkala kertoo, että automatisoinnin hyödyt näkyvät jo nyt niin liiketoiminnalle, työntekijöille kuin asiakkaille:

  • Työaikaa on vapautunut merkittävästi, kun kone tekee rutiinityöt ihmisen sijaan.
  • Työntekijöiden tyytyväisyys on kasvanut, sillä aika ei kulu enää mekaaniseen tiedonsiirtoon. Asiantuntijat voivat keskittyä nyt asiakaspalveluun ja vaativampien tilanteiden selvittämiseen.
  • Asiakkaat saavat nauttia sujuvista tilauksista ja täsmällisistä raporteista. Myös asiakkaiden kiireisiin reagoidaan nopeammin, sillä tilaukseen liittyvät rutiinityöt hoituvat vain napin painalluksella.

 

“Automaatio on säästänyt asiantuntijoidemme työaikaa.”

 

Kyseessä oli TT Gasketsin ensimmäinen RPA-pilotti toimistoympäristössä. Siitä saatuja oppeja hyödynnetään tulevaisuudessa, kun yritys arvioi automaation hyödyntämisen mahdollisuuksia laajemmin suunniteltujen järjestelmäuudistusten ohella. Niukkala kertoo, että automaation mahdollisuuksia pohditaan myös tulevaisuudessa Triuvaren asiantuntijoiden kanssa.

 

Triuvaren ja TT Gasketsin vinkit automaatioprojektiin

Hyvän ja tarkan määrittelyn ansiosta projektissa oli helppo edetä suunnitelman mukaan. Triuvare on ollut jo muutaman vuoden ajan TT Gasketsin IT-palveluiden toimittaja, joten toteutusvaihetta luonnollisesti helpotti myös se, että ympäristö oli Triuvaren asiantuntijoille tuttu.

“Triuvare oli meille luonnollinen valinta. Tuottavuusratkaisujen asiantuntijat vakuuttivat meidät myös osaamisellaan.”

1. Ensimmäisessä vaiheessa TT Gaskets tarkensi eri sidosryhmien ja manuaalisesti työtä tekevien kanssa käyttötapaukset automaatioprosessille. Triuvare fasilitoi keskusteluja, joissa käytiin läpi liiketoimintaprosessien nyky- ja tavoitetilat.

2. Määrittelyvaiheessa tarkennettiin ratkaisut tavoitteiden saavuttamiseksi. Määrittelyvaihe ohjasi muun muassa toteutuksen suunnittelua. Lisäksi käyttötapaukset priorisoitiin yhdessä.RPA:n teknologiavalinta oli tässä tilanteessa helppo. Niukkala kertoo, että Microsoftin RPA -tuote oli helppo valita, sillä yrityksellä on käytössä laajasti eri Microsoftin palvelut. Se ei vaatinut uusia käyttöönottoja ja lisäksi ratkaisun tiedettiin linkittyvän saumattomaksi osaksi muuta infraa.

3. Toteutuksen suunnittelu sisälsi määrittelyn tarkentamisen projektisuunnitelmaksi. Siihen tarkennettiin muun muassa ajankäyttö ja budjetti. TT Gaskets päätti jatkaa myös toteutukseen Triuvaren kanssa.

“Tulimme alusta asti Triuvaren asiantuntijoiden kanssa hyvin toimeen. Sujuva työ onkin meille tärkeä arvo. Pystyimme keskustelemaan asioista ja kaikki joustivat aina tarvittaessa. Vastaavissa hankkeissa on tärkeää, että ote on ratkaisukeskeinen. Hyvä yhteistyö oli onnistumisen edellytys.”

4. Tekninen toteutus eteni priorisointien mukaan. Triuvaren asiantuntijat vastasivat toteutuksen onnistumisesta. Tekemistä ohjattiin säännöllisissä palavereissa, joissa nostettiin ja käsiteltiin myös mahdolliset tunnistetut haasteet tai pullonkaulat.

5. Automaatioiden testauksen tavoitteena oli välttää ongelmat käyttöönotossa. Luonnollisesti jotkut haasteet ilmenivät vasta tuotannossa tosielämän tilanteiden yhteydessä.

Niukkala vinkkaakin, että aina kannattaa varautua yllätyksiin vastaavissa projekteissa. Vaikka käyttötapaus vaikuttaisi paperilla selkeältä, yleensä niihin tulee muutoksia. Siksi kannattaa olla joustava myös projektin tavoitteiden suhteen.

6. Lopulta siirryttiin tuotantokäyttöön.

 

Haluatko lisätietoja?

Löytyykö teidänkin toimistoympäristöstä rutiinitehtäviä, jotka syövät asiantuntijoidenne työaikaa tai turhauttavat mekaanisuudellaan? Ota yhteyttä Triuvaren tuottavuusratkaisujen asiantuntijoihin. Autamme löytämään tilanteeseenne sopivimmat ratkaisut, jotka lisäävät työtehoa ja poistavat tietotekniikkamurheet.

Varaa 30 min maksuton asiantuntijakeskustelu



Suosittelen Triuvarea tuottavuusratkaisujen kumppaniksi. Heillä on laaja-alainen osaaminen, josta on hyötyä erityisesti PK-yrityksille. He ovat toimittajana joustavia ja ratkaisukeskeisiä, mikä on kokemukseni mukaan tärkeä arvo vastaavissa projekteissa.

Jaakko Niukkala

Smart Product Specialist, TT Gaskets

IT-kilpailuttamisen opas

Pilvipalvelintilan ostajan-opas

PK-yrityksen tietoturvaopas

Varaa 30 minuutin keskusteluaika asiantuntijamme kanssa!

Mietitään yhdessä yrityksesi tilanteeseen sopivat ratkaisut, joilla lisätään työtehoa ja poistetaan tietotekniikkamurheet. Pääset samalla kysymään kaikki mieltäsi askarruttavat kysymykset. Täytä lomake niin olemme sinuun yhteydessä ajan sopimiseksi. Mikäli sinulla on kysymys asiakastukeemme, katso yhteystiedot täältä!