Postimuseosäätiö: Ulkoistaminen vapautti työaikaa ICT:n kehittämiseen

Postimuseon digitaaliset palvelut pyörivät Triuvaren IT-infran päällä

“Ratkaisu on tuonut turvallisuutta ja ennustettavuutta. Tiedämme etukäteen mitä palvelu maksaa, eikä meidän tarvitse arkailla yhteydenottojen kanssa.” – Postimuseon ulkoasusta ja teknisestä suunnittelusta vastaava Jarmo Niinimäki (vas.) ja museonjohtaja Kimmo Antila

Postimuseo on erikoistunut posti- ja viestiliikenteen tutkimukseen, tallettamiseen ja esittämiseen. Vuonna 1926 perustettu museo on ehtinyt kunnioitettavaan 90 vuoden ikään. Vuosina 2013-14 Postimuseo irtautui Itellasta ja vastaperustettu Postimuseosäätiö muutti Helsingistä Tampereelle Vapriikin museokeskukseen. Samassa yhteydessä organisaatio erkaantui ison talon ICT-infrasta. Säätiössä oli jonkin verran omaa IT-osaamista, jonka pohjalta toiminta saatiin käynnistettyä. Postimuseosäätiö halusi löytää yhteistyökumppaniksi toimijan, joka olisi kokoluokaltaan lähellä museon omaa kymmenen hengen organisaatiota. Muilta museoalan toimijoilta oli kuultu kokemuksia isoista IT-taloista.

– Isoilla firmoilla on varmasti hyvät järjestelmät tarjota, mutta he tarjoavat aina valmiita palvelupaketteja. Meidän toimintamme vaatii sitä, että pystymme joka asiassa keskustelemaan siitä, mikä meidän mielestämme ratkaisee ongelman parhaiten. Pystytään siis hakemaan tilannekohtaisesti parhaat IT-ratkaisut. Vaihtoehtona oli myös yhden miehen firma, mutta sitä vaihtoehtoa pidimme liian haavoittuvana, kertoo Postimuseon ulkoasusta ja teknisestä suunnittelusta vastaava Jarmo Niinimäki.

Palveluntarjoajaksi valikoitui Triuvare. Vuoden Huoleton Basic -asiakkuuden jälkeen Postimuseo päätti siirtyä Huoleton Premium-palveluun:

– Meillä on aika pieni organisaatio, jolla on myös oma IT-asiantuntija palveluksessa. Saattoi käydä niin, että joinain päivinä minulta meni mikrotukeen ja tietoteknisten ongelmien ratkaisuun hirvittävästi aikaa. Se oli tietysti sitten muusta työstä pois. ICT:n kanssa kun tulee ongelma, niin se ei voi odottaa, koska kaikki työ riippuu tietokoneen toimivuudesta. Ei voi sanoa, että laitetaan tämä näyttely ensiksi pystyyn ja palataan asiaan sitten ensi viikolla. Nyt saamme avun saman tien, kertoo Niinimäki.

Huoleton™ Premiumilla turvallisuutta ja ennustettavuutta kuluihin

Premium-mallissa kiinteään kuukausihintaan kuuluu rajoittamaton määrä tukea ja vianselvitystä.

– Olemme havainneet että tämä on huomattavasti toimivampi ratkaisu, että saamme tuen sujuvasti ulkoa. Kokonaiskustannukset varmaankin hieman nousivat, mutta ratkaisu on tuonut turvallisuutta ja ennustettavuutta. Tiedämme etukäteen mitä palvelu maksaa, eikä meidän tarvitse arkailla yhteydenottojen kanssa. Työaikaa on saatu vapautettua lisää ICT:n kehittämiseen ja muihin töihin, iloitsee museonjohtaja Kimmo Antila.

Myös Triuvaren asiakkuudenhoitomalli saa miehiltä kiitosta.

– Meillä on myönteisiä kokemuksia Triuvaresta. Asiakkaista pidetään huoli ja kysellään perään mikäli meistä ei kuulu. Se on mielestäni hyvä asia, koska keskustelussa voidaan yhdessä miettiä asioita sekä nostaa esille myös tulevaisuuden kehityskohteita. Jos ongelmia tulee, niin niitä voidaan myös käsitellä yhdessä tapaamisissa. On hyvä muutaman kerran vuodessa käydä systemaattisesti läpi että missä ollaan menossa. Samalla voidaan puuttua ongelmiin ja keskustella tulevista kehityshankkeista, kertoo Antila.


IT-palveluiden hankinta ja ostaminen ovat organisaatioille hankkeita, joilla voidaan saavuttaa kaivatun huolettomuuden lisäksi suoria kustannussäästöjä.



Teimme tarjouspyyntöpohjan helpottamaan IT-palveluntarjoajien vertailua. IT-palveluiden kilpailutuksissa valintaa ohjaa usein palvelukokonaisuuden hinta, mutta palvelukokonaisuuksissa on myös laajoja sisällöllisiä eroja, joiden vertailu voi olla haastavampaa.