Dokumentointi

Miksi ajan tasalla oleva laiterekisteri ja ympäristön dokumentaatio on tärkeä? Oletko pohtinut, kuinka pitkä on kunkin laitteen elinkaari? Tai mitä tapahtuu sen jälkeen kun laite alkaa olla elinkaarensa päässä? Tiedätkö, millä laitteella on vielä takuuaikaa jäljellä ja millä ei? Pystytkö budjetoimaan ICT-kulusi?

Dokumentoinnin Pikaopas

Dokumentoi…
  1. kaikki ICT-laitteesi (tietokoneet, puhelimet, tulostimet…)
  2. verkkosi kuva (eli miten verkko on rakennettu)
  3. laitteidesi takuuajat
  4. laitteidesi elinkaaret ja laita itsellesi muistutukset kun laitteiston tila täytyy tarkistaa
  5. asetukset ja tunnukset
  6. asetusten ja käytäntöjen syyt

 

Dokumentointi – yrityksen ICT-ympäristön hallinta

Mitä dokumentoidaan?

Kun puhutaan ICT-infrasta, kyse on kaikista yrityksen ICT-laitteista: tietokoneista, tulostimista, matkapuhelimista, verkkolaitteista, jne., joiden tulisi olla dokumentoituna niiden tietojen osalta, joita todennäköisimmin tarvitaan jos laite hajoaa tai häviää.

Näitä tietoja ovat:
  • laitetiedot ja niiden sarjanumerot
  • takuuaika
  • hankintapäivä ja -paikka
  • tehdyt huollot
  • tehdyt ohjelmoinnit
  • lisenssit
  • muut olennaiset tiedot

Miksi dokumentoidaan?

Kun nämä tiedot ovat tallessa, laitteiston elinkaaren ja toimivuuden seuraaminen helpottuu ja hankintoja voidaan ennakoida, jolloin myös budjetointi onnistuu.  Laitteistot eivät myöskään ole tehoihinsa nähden yli- tai alikuormitettuja. Jokaisella laitteella on myös oma takuuaika.

Lisenssien kanssa on syytä olla tarkkana. Ylimääräisten lisenssien arvo kun ei nouse, ja liian vähäinen lisenssimäärä on laitonta.Jokaisella laitteella on olemassa laskennallinen elinkaari:

  • puhelin 2-3v
  • työasema 3v
  • palvelin 5v
  • tulostimet 5v
  • verkkolaitteet 5-10v

Kun nämä tiedot on dokumentoitu, laitteiden tilan seuraaminen helpottuu eikä kenenkään tarvitse muistella, milloin mikäkin laite on hankittu eikä odottaa, milloin laite hajoaa. Sen sijaan hankinnat ja laitteiden uudelleensijoittelut voidaan tehdä ennakoidusti.

Verkkokin on dokumentoitava

Entäpä sitten verkon tila? Usein kuulee sanottavan: ”kyllä se Jantunen tietää”. Vaan entä kun yleismies Jantunen ei olekaan enää talossa töissä tai hän on pitkällä sairaslomalla? Kun verkkoon tulee odottamaton ongelma eikä kukaan tiedä mistä lähteä asiaa purkamaan?

Kun verkon tila on huolella dokumentoitu, on vikatilanteissa helpompi rajata mahdollinen vian aiheuttaja. Lähes poikkeuksetta asennuksissa on mukana ainakin yksi normaalista poikkeava ratkaisu. Viiden vuoden päästä asennuksesta kukaan ei enää muista miksi niin on tehty. Ylös on syytä siis kirjata myös asetusten ja erilaisten käytäntöjen syyt.

Miten dokumentoidaan?

Dokumentointi voidaan hoitaa yksinkertaisimmillaan kynällä ja paperilla. Suositeltavaa kuitenkin on tehdä dokumentointi sähköisesti ja ottaa siitä riittävän monta varmuuskopiota. Dokumentointia pitää päivittää välittömästi, kun muutoksia tehdään.

Milloin dokumentoidaan?

Dokumentointia tulee tehdä aina ja jatkuvasti. Jos et vielä ole dokumentoinut ICT-ympäristöäsi, tee se nyt! Ja päivitä dokumentaatiota sitä mukaa kun uusia laitteita tai ohjelmistoja tulee.

Tulevissa uutiskirjeissämme:

  • Mobiililaitteiden käyttö, suojakoodiasetukset yms.
  • Sähköpostien arkistointi ja Outlookin käyttö
  • Tiedostojen tallennuspaikat ja Varmuuskopiointi
  • Tulostusohjeet / oletusasetukset ja värien säästö
  • Henkilöstömuutoksiin liittyvät ICT-prosessit

 

Haluaisitko lisätietoa jostain muusta aiheesta? Haluamme, että uutiskirjeistä on hyötyä lukijoille, joten otamme kaikki vinkit vastaan!


IT-palveluiden hankinta ja ostaminen ovat organisaatioille hankkeita, joilla voidaan saavuttaa kaivatun huolettomuuden lisäksi suoria kustannussäästöjä.



Teimme tarjouspyyntöpohjan helpottamaan IT-palveluntarjoajien vertailua. IT-palveluiden kilpailutuksissa valintaa ohjaa usein palvelukokonaisuuden hinta, mutta palvelukokonaisuuksissa on myös laajoja sisällöllisiä eroja, joiden vertailu voi olla haastavampaa.