Vabe Oy: Uusi dokumentinhallinta vapautti ylläpidollisesta taakasta

Vabe_Markus1

”Löysimme Triuvaren avulla ratkaisut työnteon jarruina toimiville ongelmakohdille.” Markus Lehtinen, toimitusjohtaja, VaBe Oy

Betonielementtien tuotantoon erikoistunut valkeakoskelainen VaBe Oy törmäsi omassa IT-ympäristössään dokumentinhallinnan haasteisiin. Tiedostojen säilyttäminen ja paikantaminen oli paikoitellen hankalaa. Ongelmia syntyi erityisesti tilanteissa, joissa tiedostoja haluttiin muokata samanaikaisesti. Lisäksi yrityksen oman tiedostopalvelimen ylläpito, varmuuskopiointi mukaan lukien, tuntui ydinliiketoimintaa kuormittavalta taakalta. Näistä lähtökohdista yritys lähti etsimään ratkaisua Triuvaren avustuksella.
Nykyiseen käyttöön oma virtuaalipalvelin osoittautui turhan järeäksi ja arvokkaaksi ratkaisuksi yritykselle, joten he lähtivät tavoittelemaan kustannustehokkaampaa ratkaisua Triuvaren avustuksella.

Lopputuloksena yritykselle otettiin käyttöön Microsoftin pilvipalvelut, joilla on lisätty työn tekemisen tehokkuutta ja mukavuutta, kertoo VaBe Oy:n toimitusjohtaja Markus Lehtinen.

– Pilvipalveluiden käyttöönotto toteutettiin sovitusti yhden viikonlopun aikana. Itse siirtymävaihe sekä uusien työkalujen koulutus sujui hyvin. Tärkeimpänä pidän sitä, että löysimme Triuvaren avulla ratkaisut työnteon jarruina toimiville ongelmakohdille, Lehtinen sanoo.

palvelin_pieniTilanne ennen:

 Office365_pieniSharepoint_pieniTilanne jälkeen:

 
  • Vaikeakäyttöiset tiedosto- ja hakemistorakenteet
  • Ei pääsyä ulkoverkosta
  • Oman palvelimen ylläpitorasite (varmuuskopioinnit, käyttöoikeudet..)
  • Muut modernit työkalut puuttuivat
  • Joustavat dokumentinhallinnan vaihtoehdot versionhallinnan kera (Sharepoint, OneDrive for Business)
  • Pääsy verkon yli mistä tahansa
  • Ei ylläpitorasitteita
  • Modernit työkalut: Lync-pikaviestintä, kalenterijaot, sähköposti eri päätelaitteille

 

Vabe Oy

Mitä tekee: Valmistaa erilaisia betonielementtejä           Perustettu: 1993                   Kotipaikka: Valkeakoski Toimitusjohtaja: Markus Lehtinen                                        Henkilöstö: 70                Liikevaihto: 11 022 000€ (2013)

– Nyt yhteiset asiakirjamme sijaitsevat Sharepointissa ja käytämme jaettuja kalentereita. Jopa etätyöskentelyn mukavuutta on tehostettu Lync-pikaviestimellä. Erityisen hienoa on ollut Triuvaren kyvykkyys puhua asioista ymmärrettävästi ilman tietoteknistä jargonia. Olemme erittäin tyytyväisiä uuteen kokonaisuuteen.

Vanhoista rajoituksista eroon uudella ratkaisulla

Yrityksen oma palvelin ei tarjonnut mahdollisuutta tiedostojen versionhallintaan. Tällöin esimerkiksi samaan dokumenttiin usean eri henkilön tekemiä muutoksia, lisäyksiä tai poistoja ei pystytty seuraamaan ja hallitsemaan. Mikäli kaksi henkilöä työskenteli saman asiakirjan parissa samaan aikaan, jälkimmäisenä tallennuksen samalle tiedostonimelle tehnyt vahingossa tuhosi toisen henkilön tekemät muutokset.

– Oli selvää ettei palvelimen ylläpito ollut enää järkevää, joten pilvipalvelun tarjoamat mahdollisuudet haluttiin käyttöön. Triuvaresta löysimme hyvän kumppanin, joka osaa kuunnella ja ymmärtää erittäin hyvin asiakkaan lähtökohdan liiketoimintaan, kuvaa Lehtinen.

Yritys on hyödyntänyt Triuvaren osaamista normaalin käyttötuen lisäksi myös laitehankinnoissa: kun laitteistopäivityksen aika on tullut, etsitään yrityksen ja työntekijän tarpeita vastaava ratkaisu satojen, jopa tuhansien laitteiden joukosta.

– Triuvaren kautta hankkimamme tietokoneet on toimitettu avaimet käteen -periaatteella, mikä on helpottanut laitteistohankintojen toteuttamista. Koneet on mitoitettu hyvin tarpeidemme mukaan, eli ne eivät ole liian ali- tai ylimitoitettuja. Lisäksi valmiiksi asennetuilla koneilla on kaikki valmiina työntekoon heti käyttöönoton jälkeen: pääsy sähköposteihin, yrityksen tiedostoihin ja ohjelmistoihin, Lehtinen kiittelee.

Katso lisätietoja Iisipilvi™ -palvelusta täältä.


IT-palveluiden hankinta ja ostaminen ovat organisaatioille hankkeita, joilla voidaan saavuttaa kaivatun huolettomuuden lisäksi suoria kustannussäästöjä.



Teimme tarjouspyyntöpohjan helpottamaan IT-palveluntarjoajien vertailua. IT-palveluiden kilpailutuksissa valintaa ohjaa usein palvelukokonaisuuden hinta, mutta palvelukokonaisuuksissa on myös laajoja sisällöllisiä eroja, joiden vertailu voi olla haastavampaa.